A KSH 2008 januárjában vásárolta meg a nexONTD képzés-fejlesztés rendszert a KSH Iskola program támogatására. A döntés előzményeiről és a bevezetés folyamatáról Keszthelyiné Kobzos Katalin, a KSH Oktatási Osztályának munkatársát kérdeztük.
Mit kell tudni a KSH képzési rendszeréről? Van valamilyen specifikuma?
2005-ben kezdtük meg a hivatal belső képzési rendszerének, az úgynevezett KSH Iskolának a tudatos kiépítését, 2006-tól kezdődően pedig éves Képzési Naptárt adunk ki. A meghirdetett kurzusokra a szervezeti egységek vezetői delegálhatják a munkatársaikat.
Hány embert érint ez a program?
A KSH teljes munkatársi állományát, vagyis mintegy 1200 főt, melybe a központi egységek mellett a régiós központok munkatársai is beletartoznak. A szakmai színvonal növelésének érdekében elengedhetetlennek tartjuk, hogy a hivatal dolgozói minden évben legalább két-három napot képzésekre fordítsanak.
E nagy létszám esetében korábban miként oldották meg a képzések nyilvántartását?
Maga a Képzési Naptár Word dokumentumban készült, a delegálást pedig Excel táblákon keresztül kaptuk meg, ezeket összegeztük. Az persze már az első pillanattól kezdve nyilvánvaló volt, hogy ezek a Microsoft Office alkalmazások nem alkalmasak az oktatásszervezés teljes informatikai támogatására. A komplett megoldás igénye azonban akkor merült fel komolyan, amikor az e-learning rendszer bevezetése mellett döntöttünk.
Milyen informatikai megoldást kerestek?
Olyan korszerű informatikai rendszert kerestünk, mely képes ellátni az Oktatási Osztály bővülő oktatásszervezési és humánerőforrás-fejlesztési feladatainak támogatását. Fő elvárásként jelent meg a teljes szervezési folyamat lefedése a delegálástól egészen a részvételig, illetve a riportolásig. Ennek megvalósításához közvetlen átjárhatóságra van szükség a személyzeti és az oktatási nyilvántartás, valamint az e-learning keretrendszer között. Emellett számos igényünk volt, mint például a nyilvántartások egy rendszeren belüli kezelése, az automatikus e-mailküldési funkció vagy az általunk korábban létrehozott sablonok importálhatósága, összetett lekérdezések végrehajtása.
A KSH 1993 óta kapcsolatban áll a NEXON-nal.
A közigazgatási bérszámfejtő program kötelező bevezetését megelőzően a NEXONbér bérügyviteli rendszert használták, illetve a mai napig a vállalat megoldásait alkalmazzák a cafeteria-rendszer (NEXONcafé) és a személyügyi nyilvántartás (NEXONhr) kezelésére. Ezek alapján egyértelmű volt, hogy a NEXON képzés-fejlesztés modulját választják?
Felmerült több lehetőség is, az azonban nyilvánvaló volt, hogy megbízható informatikai támogatásra van szükségünk, ezért olyan rendszert akartunk, amely mögött egy jelentős cég áll. Emellett nagyon sok elvárásunk volt, melyek jó néhány fejlesztést igényeltek, s a többi ajánlat esetében nem láttunk rá igazi garanciát, hogy végül mi lesz a termék valódi ára. Ezzel szemben a NEXON programja alapvetően megfelelt az elvárásainknak, és ígéretet kaptunk további fejlesztésekre. A NEXON mellett szólt az is, hogy integrált rendszere lehetőséget biztosít az egyes modulok közötti kommunikációra, valamint az egymással összefüggő HR funkciók, feladatok összekapcsolására. Ez a direkt átjárhatóság a többi ajánlatban nem szerepelt.
Ha már említette az integrációt, tudna példát említeni, hogy mindez milyen feladatok esetében jelent könnyebbséget?
Mivel beszámolókat kell készítenünk a képzésekről vagy éppen a résztvevőkről, szükségünk van a személyzeti adatokra is. Ha ezeket manuálisan kell átvinni az egyik rendszerből a másikba, az az időveszteségen túl egyéb problémákkal is járhat. A NEXON szoftverei révén azonban a munkatársak valamennyi adatát látjuk, a program a teljes szervezési folyamatot lefedi. Nyomon tudjuk követni a delegáció folyamatát, értékelő kérdőíveket hozhatunk létre, vagy éppen tárolhatjuk az eredményeket, összesítéseket, kimutatásokat készíthetünk.
Beszélne arról, hogyan történt a szoftver bevezetése?
2008 januárjában írtuk alá a szerződést a NEXONtd modul, valamint az Eduweb Multimédia által biztosított e-learning keretrendszer megvásárlására. Ezt követően indult el maga a projekt. Ezen belül kiemelném a projekt elején készített helyzetfelmérést, melyet nagyon hasznosnak tartok. Ily módon külső szemmel, részletesen dokumentálva láthattuk a képzési rendszerünk felépítését. A helyzetfelmérés után került sor a NEXONtd modul és a keretrendszer installálására, a paraméterek beállítására, majd a munkatársak képzésére.
A rendszer legnagyobb előnye az integráltság.
Egy rendszeren belül kezelhető a személyzeti nyilvántartás, az oktatásszervezés és az e-learning, így nem okoz gondot az adatátadás, adatátvétel.
Legyen szó bármilyen új rendszer bevezetéséről, az többnyire ellenállást szül a kollégákban
Nálunk is volt némi ellenállás a kollégák részéről a rendszer nagysága és bonyolultsága miatt. A tanfolyamok során azonban – amikor látták a kollégák, hogy a rendszer milyen lehetőségeket biztosít – ez az ellenállás feloldódott. A rendszerben tulajdonképpen minden benne van, amire kíváncsiak, vagy amit a későbbiekben használni szeretnének.
Ha már a rendszer nagyságát említette, volt olyan funkció, melyet korábban esetleg nem tartottak fontosnak, most mégis nagyon hasznos?
Az erőforrás-kezelés számunkra korábban nem volt annyira fontos, illetve nem tudtuk kapcsolni az egyes képzési programokhoz. Részinformációkkal persze eddig is rendelkeztünk: tudtuk például, hogy egy-egy előadónak milyen díjazást nyújtottunk, vagy mennyibe került a külső helyszín lefoglalása. Összességében azonban a képzések költségével nem voltunk tisztában. A NEXONtd az erre vonatkozó adatok jól nyilvántarthatóak, az erőforrások beállításával a költségek tervezhetővé válnak, mely számunkra és a vezetőség számára is hasznos információkkal szolgál majd.
Újdonság volt számunkra a vonatkozási idő, melyet a rendszer bevezetését megelőzően nem vizsgáltunk. Mára már tudjuk, hogy milyen hasznos funkció, ha az érvényesség kezdetét és a végét is dokumentáljuk.
Mennyire volt zökkenőmentes a bevezetés?
A már említett „belső ellenálláson” kívül a telepítések során beállítási problémákba ütköztünk, melyeket a helyszínen kellett orvosolniuk a NEXON munkatársainak és az EDUWEB képviselőinek.
A modullal az e-learning keretrendszert is kezelni kell. Mindez miként valósul meg?
A jövő a kevert (blended) képzési formáké, ezért fontos, hogy a program az e-learning rendszert is kezelni tudja. A NEXONtd adatszinten kapcsolódik az iTutor e-learning rendszer platformjához. Így a jelentkezés már a NEXON szoftverén keresztül történik, illetve az e-learning anyagok esetében is el tudjuk végezni ezen keresztül a dokumentációt és a kiértékelést.
A projektet hivatalosan már lezárták, azonban úgy tudom, maradtak még teendők.
Valóban. A webes alkalmazást – melynek csatlakozása van az e-learning keretrendszerhez – most még csak a mi részlegünk, az Oktatási osztály munkatársai tanulmányozzák, a teljes használatra várhatóan szeptemberben fogunk átállni. Ez a webes felület támogatja a jövőben a jelentkezéssel, vezetői jóváhagyással kapcsolatos funkciókat. A bejegyzésekről a rendszer (automatikusan) e-mailben értesíti az érintetteket. A NEXONtd modult már használjuk. Néhány kisebb fejlesztés van még hátra, melyek komfortosabbá teszik a munkánkat.
Mennyire elégedettek a NEXON munkatársainak hozzáállásával?
Egy ilyen szintű bevezetést csak projektmódszertan alkalmazásával lehet sikeresen megoldani. Szerencsésnek tartom magam, mivel nagyon jó projektvezetővel dolgozhattam együtt. Igen feszes tempóban, szigorú határidőkkel, de nagyon korrekten folyt a munka. Emellett a cég partner volt az észrevételeinkkel, felvetéseinkkel kapcsolatban: ők is keresték a megoldást az egyes problémákra, javaslattal, szükség esetén fejlesztéssel álltak elő. Úgy vélem, a NEXON munkatársaival közösen komoly eredményeket is elértünk: véleményünk, jelzéseink kapcsán számos fejlesztés történt a programban, melyek a NEXON más ügyfelei számára is hasznosak lesznek.
Milyen tanácsokat adna a bevezetéssel kapcsolatban egy másik szervezetnek?
Egy jövőbeni partnernek azt javasolnám, hogy a bevezetési projektbe képzési szakembereket és informatikusokat is vonjon be. Úgy gondolom, hogy az oktatásszervezői, vezetői szemlélet és ismeret mellett mindenképpen szükséges informatikai háttérismeret – vagy legalábbis erős felhasználói ismeret – is ahhoz, hogy az érdekek érvényesítésre kerüljenek, és sikeres legyen a bevezetési projekt.
Ha röviden össze kellene foglalnia a NEXONtd előnyét, mit mondana?
Szerintem a rendszer legnagyobb előnye az integráltság. Egy rendszeren belül kezelhető a személyzeti nyilvántartás, az oktatásszervezés és az e-learning, így nem okoz gondot az adatátadás, adatátvétel.