Egy külső kényszerítő erő, ami felgyorsította a HR-digitalizációt. 

A szakmai cikkünk a HR Portálon jelent meg.

A távmunka, az otthoni munkavégzés, az online toborzás és betanítás, a munkaerő-gazdálkodással kapcsolatos tendenciák figyelése, előrejelzése, a kulcsemberek beazonosítása, helyettesítése – mindez valós idejű adatok elemzését, gyors reagálást igényelt a HR-től a járvány idején. Ráadásul azonnal kellett cselekedni, nem volt idő a kipróbálásra, a tesztelésre. Ez volt az a külső kényszerítő erő, ami felgyorsította a HR-digitalizációt.

Beköszöntött az adatvezérelt HR kora

Évek óta beszéltünk már a digitalizáció fontosságáról, vagyis a vállalati folyamatok, a kommunikáció, a kapcsolattartás, az együttműködés technológiai alapú, automatizált megoldásokkal való támogatásáról. Voltak, akik saját meggyőződésükből (vagy az anyavállalat hatására) idejekorán meglépték, de sokan maradtak a „Pató Pál uras” gondolkodásnál. 2020-ban aztán derült égből villámcsapásként jött a COVID-járvány a home office-al, majd a tartósnak bizonyuló hibrid office-al. Az élet bebizonyította, hogy azok a cégek tudtak gyorsan és viszonylag zökkenőmentesen átállni, ahol már időben meglépték a beruházásokat, ahol a HR is szerves része volt a digitalizációnak.  

A személyes kommunikáció hiánya, a távolságtartás olyan megoldásokat igényelt a HR-en, amivel ki tudták váltani a személyes ügyintézést. 

Az elmúlt évben ugrásszerűen nőtt meg a vezetői és dolgozói önkiszolgáló rendszerek használata, amellyel bárhonnan és bármikor lehet a HR-adminisztrációs teendőket intézni. 

Elektronikus bérjegyzék váltotta ki a papíralapú kiosztását, elektronikus aláírással ellátott és a személyes adatokkal automatikusan kitöltött nyomtatványok, igazolások helyettesítik a HR-osztályok fogadóóráit. A munkavállalók a személyes adataikban történt változásokat maguk tölthetik fel. 

A legkényelmesebb megoldást az okostelefonokra letölthető megoldások nyújtják, amelyek számítógép, vagy céges email-cím hiánya esetén is lehetővé teszik a HR-feladatok önkiszolgáló ellátását.

Egy biztos: a COVID-járvány idején bevált munkamódszerek, a home office illetve a hibrid office sok helyen továbbra is megmarad. A hazai cégeknél elindult egy folyamat és a megnövekedett mértékű otthoni munkavégzés miatt a dolgozókkal új, úgynevezett „távmunka” szerződést kötnek. Saját szabályzatban rendelkeznek a távmunka szabályairól: mely pozíciókban, illetve heti vagy havi hány nap engedélyezett.

Bátran kijelenthetjük, hogy a HR-informatika ma már messze túlmutat a közvetlen HR-tevékenységen.  A nagyobb létszámú vállalatoknál a beosztottakkal kapcsolatos adminisztratív feladatokat első sorban a szakmai vezetők, vagy line managerek végzik. Gondolunk itt pl. a beosztás megtervezésére és kihirdetésére, a szabadságok, távollétek elbírálására, vagy éppen a munkaidő nyilvántartására, láttamozására. Így a HR-megoldásoknak a közvetlen vezetők beosztottakkal kapcsolatos adminisztrációs feladataira is hatékony megoldást kell nyújtani, hogy gyorsan, egyszerűen, hatékonyan tudják elvégezni ezeket a feladatokat.

A HR szerepe az újratervezésben: HR analitika

Visszatérve a koronavírus járvány hatásaira, nem csak a digitalizáció térnyerésében volt szerepe. Alátámasztotta, sőt meg is erősítette a HR szerepét a döntéshozatalban, a stratégiaalkotásban. Bebizonyosodott, hogy komplex és változékony környezetben a HR-nek katalizátor szerepe van a munkavállalók fizikai, pénzügyi és pszichikai jól-létének biztosításában.

Egyes üzletágakban hirtelen túlkínálat alakult ki munkavállalói téren, míg máshol hatalmas munkaerőhiány lépett fel. Kulcsemberek estek ki váratlanul hosszabb-rövidebb időre. A HR-szakembereknek kezelniük kellett az aktuális helyzetet, villámgyors újratervezésre volt szükség, melynek során a tulajdonosok, a munkavállalók és az ügyfelek elvárásait, igényeit kellett összeegyeztetniük hatékony és fenntartható módon. 

A szervezetek reakcióképessége, változásra való képessége kritikus a versenyképesség megtartásában és ebben a HR, mint üzleti partner, döntéstámogató szerepének felértékelődése megkérdőjelezhetetlen. A HR-szakma stratégiai döntéshozó és ebben a feladatában egyre nagyobb hangsúlyt kapnak a HR-analitikai megoldások. 

A vállalatok működési költségének legnagyobb részét az emberi erőforrás képezi, ezért hatékonyan kell vele gazdálkodni. Előtérbe került az azonnali helyzetelemzés és helyzetértékelés fontossága. Szükség van olyan napi szinten frissülő, automatikusan legenerált, helyzetjelző mutatószámokra és vizualizációkra, amelyek gyors, hatékony elemző eszközként állnak rendelkezésre a HR  számos területén. Az időben beazonosított kedvezőtlen folyamatok diagnosztizálása révén tudnak a döntéshozók beavatkozási tervet készíteni és a szükséges lépéseket megtenni, ezáltal biztosítva a vállalati üzleti célok teljesülését. 

Ezt csak akkor lehet elérni, ha olyan mérőszámokat építünk be az üzleti és HR-stratégiába, melyek révén valós képet kaphatunk arról, hogyan érzik magukat a munkavállalók, milyen munkaszervezési problémákkal szembesülnek. 

A HR-analitikai megoldások eszközrendszert adnak a HR- és cégvezetők kezébe, hogy meghatározhassák, hol tartanak, és képesek legyenek a HR-rendszerekben tárolt adatokból kinyerni azokat az információkat és összefüggéseket, melyek rámutatnak a gazdálkodási problémákra.

Beköszöntött az adatvezérelt HR kora. A HR-szoftverek rengeteg adatot tárolnak a munkavállalókról, de ezek az adatok önmagunkban nem sokat érnek. A HR-analitikai megoldások teszik lehetővé, hogy feltárják és vizualizálják az adatok, a trendek közötti összefüggéseket és segítsék a döntéseket, hogy megfelelő diagnózist állítsanak fel.

A HR-analitika nemcsak monitoroz: prognosztizál, akár modellez is, például a vezetők azonosításával, az előléptetéssel és annak következményeivel, akár a személyre szabott karrierutak támogatásával. Összehasonlításra is képes egy ilyen eszköz és nemcsak a cégen belül van erre mód: saját trendjeinket az országos vagy a szektorra jellemző statisztikákkal is összevethetjük. A mutatók elemzése lehetővé teszi, hogy a vezetés úgy avatkozzon be a működésbe, hogy az munkáltató és munkavállaló számára is előnyöket jelenthessen. 

Többek között ez az a terület, ahol a közeljövőben a mesterséges intelligencia is beléphet az eszköztárba. Az elmúlt évek adatait, trendjeit elemezve előrejelzéseket tud majd adni, hogy pl. egy vezetőváltásnak milyen hatása lesz a csapat teljesítményére, vagy meg tudja majd jósolni, hogy egy kulcsember mikor juthat el arra a pontra, hogy elhagyja a céget.

Egy ügyvezető hölgytől hallottam: „Nálam mindig nyitva van az iroda ajtaja. Úgy ismerem már a kollégáimat, hogy a járásukból, a testtartásukból látom, ha gondjuk van, vagy ha el akarnak menni a cégtől.” Hogy ki tudja-e váltani az emberi megérzéseket a mesterséges intelligencia? Majd elválik a szép, új világban…

Ocskay Szilárd, tulajdonos-ügyvezető igazgató, NEXON

Nyitókép: Christine Fuller képe a Pixabay -en.