A Linde Gáz Magyarország két partnerével együtt a költségek csökkentése érdekében döntött úgy, hogy beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszert vezet be, míg az 545 főt érintő bérügyviteli feladatok ellátását külső szolgáltatóra bízza. A projekt részleteiről Gazdag András humánerőforrás-vezető számolt be.

 

Miként zajlott korábban a bérszámfejtés és a munkaidő-nyilvántartás?
A bérügyviteli feladatokat mindhárom cég vonatkozásában saját csapattal, az igényeink szerint fejlesztett bérszámfejtő szoftverrel oldottuk meg, míg a munkaidő-nyilvántartást csaknem 100 százalékban papír alapon végeztük. Egy telephelyen alkalmaztunk egy egyszerű adatbázis-kezelő programot, de a szoftverek nem működtek integráltan. Így az adatok feldolgozása – a bérügyviteli rendszerhez kapcsolódó interfész híján – mindenesetben papír alapon történt, ami amellett, hogy meglehetősenidőigényessé tette a folyamatot, növelte a hibaszázalékot is.

Miért döntöttek a váltás mellett?
Az SAP HR-moduljának bevezetése kapcsán született meg a döntés, hogy a bérügyvitel és a munkaidő-nyilvántartáskomplett szolgáltatásként jelenjen meg. Velünk szemben is elvárás, hogy a színvonal megtartása mellett az erőforrások és a költségek csökkentésével járuljunk hozzá a cég eredményéhez, másrészt a korábban használt rendszer az SAP-val nemvolt szinkronizálható. Így végül a bérügyvitel kiszervezése mellett döntöttünk.

Az outsourcing esetében sokkal magabiztosabb volt az indulás, mint vártuk.

Hogyan történt a szolgáltató kiválasztása?
Az igények pontos felmérését követően a payroll outsourcingszinte minden részletét érintő meghívásos tendert írtunk ki. A pályázat során a NEXON több szempontból is az élre került. A bérügyviteli feladatokra, a beléptető- és munkaidő-nyilván-tartó rendszerre kínált saját szoftveres megoldás, az inter-fészek területén szerzett tapasztalat és a közelben lévő regionális iroda mellett fontosak voltak természetesen a szerződésben vállalt garanciák is. Szeretném megjegyezni, hogy a döntés meghozatala előtt több, a NEXON-nal már aktívan együttműködő cég HR-es munkatársával is felvettük a kapcsolatot, és kizárólag pozitív visszajelzéseket kaptunk. Emellett végül az ajánlati ár is fontos tényező volt.

Úgy tudom, elég szoros határidôvel dolgoztak…
A szolgáltatási szerződést 2009 februárjában írtuk alá, a szolgáltatás megkezdésének időpontjaként pedig április 1-jét jelöltük meg. Miközben minderről az idő szorításában sikerült megegyeznünk, a két cég szakemberei már gőzerővel dolgoztak a háttérben, előkészítve a szerződésekben foglalt szolgáltatások és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges feltételeket. Nem volt választásunk, április 1-jén egy olyan szolgáltatásnak kellett elindulnia, mely kielégíti mind a honi vállalatvezetés,mind a Linde nemzetközi szinten megfogalmazott igényeit. A NEXONtime bevezetését a répcelaki telephelyünkön szintén erre az időpontra tűztük ki.

Zökkenőmentes volt az átállás?
Az outsourcing esetében sokkal magabiztosabb volt az indulás, mint vártuk, ami minősíti a két fél előkészítő munkáját. Már az elején sikerült minimális szinten tartani a hibák számát, ami a legmesszemenőbb elképzeléseinket is felülmúlta. A NEXONtime bevezetése során gyakorlatilag a papír alapú dokumentációt váltottuk fel egy meglehetősen szigorú keretek közé szorított regisztrációs rendszerrel. Ezért nagy hangsúlyt fektettünk az érintettek informálására, valamint a korábbi munkaidő-regisztrációs folyamattal párhuzamosan egytesztidőszakot is beiktattunk.

Milyen előnyeit tudná megfogalmazni a nexONTIME bevezetésének, valamint a bérszámfejtés kiszervezésének?
A munkaidő-nyilvántartás esetében az egyetlen manuális feladat a munkaidőadatok ellenőrzése maradt, ami 500-550 munkavállalónál a mindennapok során csupán pár perces művelet. Emellett az egységes beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer bevezetését követően szinte azonnal érzékeltük az eredményeket – például a túlóraköltségek egyértelmű és azonnali csökkenését. Az új rendszer bevezetése ugyanakkor remek alkalmatadott az egyes munkarendek revíziójára. Időközben kidolgoztuk saját webalapú költségfelosztó rendszerünket, valamint az egyedi munkarendekhez szükséges beosztástervező modult is hozzáillesztettük a rendszerhez, így a műszakos munkavégzésekben előforduló változások könnyebben követhetők. A bérügyviteli folyamatokkal kapcsolatos adminisztrációból csupán a munkaidőadatok exportálása, valamint a megkapott utalási fájlokkal történő munka maradt házon belül, a köztes folyamatot a NEXON végzi. Így mind a költségek, mind az időszempontjából hatékonyabbak lettünk.

Mind szakmailag, mind költség oldalról teljes mértékben azt kaptuk a projekttől, amit vártunk.

Hogyan valósult meg az integráció a vállalatirányításirendszer és a NEXON rendszerei között?
Az interfész kialakításánál nagyon körültekintőnek kellettl ennünk, hiszen 2009 első negyedévében szinte a kiszervezéssel egy időben vezettük be az SAP HR-modulját is, így két,viszonylag rövid ideje használt programot kellett összhangba hozni. Ráadásul a kiszervezésben érintett 3 cég közül az egyik más HR-rendszert használt, amire külön megoldást kellett találnunk. Fontosnak tartom, hogy az interfész meg-alkotása során a mindennapi kooperáció nyelve mindvégig az angol volt, és a NEXON által delegált kolléga ebben is a helyzet magaslatán állt.

Mennyire elégedett a projekttel és a NEXON-nal?
Lassan egy év után úgy gondolom, a projektet minden oldalról sikeresnek értékelhetjük. A központi munkatársakkal és a veszprémi regionális kollégákkal egyaránt remek a kapcsolat, gördülékeny az együttműködés, kölcsönösen segítjük egymás munkáját. Mind szakmailag, mind költség oldalról teljes mértékben azt kaptuk a projekttől, amit vártunk.

 

A Linde Gáz Magyarosrszágnál a NEXONtime szoftver Microsoft SQL2012 alatt működik.