Számos munkarend, foglalkoztatási forma, egyéni beosztás, ami nehézkessé és bonyolulttá teszi a munkaidő-nyilvántartást. Az MTVA felismerte, hogy egy megfelelő program hatékony támogatást nyújt az adminisztrációhoz, és átláthatóbbá teszi a működést. A NEXONtime szoftver bevezetéséről és az azóta eltelt egy év tapasztalatairól Móriczné Zvornik Csillát az MTVA akkori humánerőforrás- és KEM-igazgatóját kérdeztük.
Az MTVA-nál több mint 1600-an dolgoznak. Fel tudná vázolni, hogy a munkaidő-nyilvántartás szempontjából hogyan épül fel a szervezet?
Alapvetően műsorszolgáltató intézmény vagyunk, ezért munkatársaink tevékenysége elsősorban ezekhez a feladatokhoz köthető. Többféle beosztásban dolgoznak, hiszen a műsorvezetéstől a technikai háttér biztosításáig sokféle feladatot látnak el. Vannak olyanok, akiket meghatározott műszakban alkalmazunk, mások viszont kötetlen munkaidőben, nagyrészt külső helyszíneken vannak. Mellettük számos olyan kollégánk is van, akik munkája nem kapcsolódik szorosan az alaptevékenységhez, s többféle munkarendben a háttérfeladatokat végzik.
Hogyan oldották meg e sokféle beosztás munkaidő-nyilvántartását a szoftver bevezetése előtt?
Nem volt egységes informatikai rendszerünk erre a feladatra, így nagyrészt papír alapon történt a nyilvántartás szervezeti egységek szerint. Szerettük volna átláthatóbbá, hatékonyabbá és egyszerűbbé tenni az MTVA működését. E folyamat fontos részét képezte a munkaidő-gazdálkodás és -nyilvántartás, amely segíti a költségek műsorperc alapú meghatározását.
Hogyan láttak munkához, illetve melyek voltak e folyamat főbb elemei?
Másfél éve a kollektív szerződés újragondolásával kezdtünk hozzá a munkához, hiszen be akartuk vezetni a munkaidőkeretben történő foglalkoztatást. Ezzel párhuzamosan folyt a már meglévő kapacitás-koordinációs rendszer továbbfejlesztése és tesztelése, amellyel konkrét műsorokhoz rendeljük hozzá a tárgyi eszközöket és az emberi erőforrásokat, valamint a nexONTIME munkaidő-nyilvántartó rendszer is megjelent már egy paraméterezhető, új szoftverként. A folyamatok feltárása, az egyeztetések közel fél évig tartottak. Majd a NEXON fejlesztői végrehajtották az alapbeállításokat, emellett természetesen szükség volt a két rendszer bizonyos mértékű integrációjára, így például közös interfész kialakítására is. A finomhangolásoknál már mindennap teszteltük, megbeszéltük, ellenőriztük, javítottuk az egyes munkarendeket. Végül mintegy két hónapos tesztidőszak után az asszisztensek már a NEXONtime-ban vezették a munkaidőadatokat, amelyeket még nem adtuk át automatikusan a bérszámfejtésnek. A NEXONtime és a kapacitás-koordinációs rendszer akkor indult élesben, amikor kiadtuk az elnöki utasítást, hogy megkezdődhet a két- és háromhavi munkaidőkeret szerinti elszámolás.
Nem az történt, hogy mi megmondtuk, mit akarunk, ők megcsinálták és hátradőltek, hanem együtt gondolkodtunk.
A bevezetés során milyen volt a kapcsolatuk a NEXON szakembereivel?
Az éles indítás előtti utolsó hónapban mindennap együtt dolgoztunk, a végére nagyon összerázódtunk, de azelőtt is sokszor ültünk össze, és rágtunk át egy-egy témát. Ez számunkra azért is volt nagyon hasznos, mert a NEXON szakemberei külső szemmel nézték a rendszerünket, és kérdéseikkel számtalanszor olyan dolgokra világítottak rá, amelyek felett mi elsiklottunk volna. Nem az történt, hogy mi megmondtuk, mit akarunk, ők megcsinálták és hátradőltek, hanem együtt gondolkodtunk, és bizony előfordult, hogy a kivitelezésnél más megoldás mellett érveltek.
Milyen funkciókat emelne ki a szoftverrel kapcsolatban?
Alapvető elvárás a szoftverrel, hogy jogszerűen tárolja a munkaidő-adatokat. Számunkra azonban a riportolási funkció is kiemelt fontosságú volt, hiszen adatokra van szükségünk ahhoz, hogy még tisztábban lássuk az MTVA működését, s alapot kapjunk a későbbi tervezéshez. Ebben sokat segített az, hogy a NEXON-nak ezen a területen már komoly tapasztalatai voltak más cégek révén. Emellett – bár ezt előzetesen nem tartottuk kiemelten fontosnak – nagyon hasznos a figyelmeztetés funkció, amely leginkább a beosztáskészítők munkáját segíti. Például jelzi, ha egy munkavállaló nem kapta meg a kötelezően előírt 11 órás pihenőidőt.
Szerettük volna átláthatóbbá, hatékonyabbá és egyszerűbbé tenni az MTVA működését.
Céljuk volt, hogy hatékonyabbá tegyék az MTVA működését. Közel egy év után hogyan ítéli meg, elérték ezt a célt?
Átláthatóbbá vált a rendszer, hiszen a munkavállalók különböző forrásokból származó munkaidőadatait pontosabbá tettük. Mivel a szoftverrel a rögzítés és az adminisztráció folyamata jelentősen egyszerűbbé vált, a megspórolt munkaidőt az ellenőrzésre fordítjuk. Szintén egyszerűsödött a Gazdasági Igazgatóság munkája is, hiszen a NEXONtime-ból készen kapják az óraszámokat és egyéb adatokat, amíg korábban papír alapú összesítéseket használtak, amelyeket aztán kézzel rögzítettek.
Az idő mellett költségeket is megtakarítottak?
Igen, több tízmilliós tételről van szó, amely az átláthatóbb működés és a munkaidőkeretben történő foglalkoztatás bevezetésének együttes következménye.
Milyen cégeknek ajánlaná még a munkaidő-nyilvántartás szoftveres támogatását?
Nyilván kell egy megfelelő cégméret, hogy megtérüljön ez a befektetés. Véleményem szerint azoknál a vállalatoknál is jól működtethető, ahol a munkarend kötetlen, de projekt alapú működést is hatékonyan támogat, hiszen egy adott projekthez rendelt munkaidőt is nyilvántart a rendszer. Akár azon termelőcégek számára is hasznos lehet, ahol különböző munkarendek, munkaidőkeretek vannak, hiszen ott nagyon nehéz papír alapon megoldani a nyilvántartást. Az MTVA-nak nagyon fontos ez a rendszer, hiszen egy jól működő munkaidő-nyilvántartó szoftver segítségével az adminisztráción túl tükröt tarthatunk a szervezet elé.