A Linde Gáz Magyarország Zrt. az ipari és egészségügyi gázok, alkalmazások, berendezések és szolgáltatások egyik vezető szállítójaként a sűrített és cseppfolyósított gázok széles skáláját kínálja számos iparág számára. A vállalat a költségek csökkentése érdekében 2009-ben beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszert vezetett be, a bérügyviteli feladatok ellátását pedig külső szolgáltatóra, a NEXON outsource üzletágára bízta. Olyan szolgáltatás indult ekkor, mely kielégíti mind a hazai vállalatvezetés, mind a Linde nemzetközi szinten megfogalmazott igényeit. Azóta csak bővült a NEXON termékportfóliója a Linde Gáznál. A tíz év tapasztalatairól Major Balázs HR igazgatót kérdeztük.
Csaknem két éve vette át a HR vezetői pozíciót és vele „örökölte” a NEXON-partnerséget. Mik voltak az első benyomásai a rendszerekről, a kiszervezett számfejtésről?
Amikor a HR élére kerültem, éppen döntenem kellett a lejáró szerződésről. Az elődöm és köztem nem volt átfedés, így nem volt átadás-átvétel sem. Tudtam, hogy munkatársaim elégedettek a NEXON-nal, de mivel hiszek a piaci versenyben így tendert írtunk ki.A döntést komplex, több hónapos tárgyalási folyamat előzte meg melynek végén a Linde maradt a NEXON-nál, sőt, bővítette a termékportfóliót. Az új Time-re való átállást követően a NEXON_PORT-ot is használjuk.
Milyen volt a classic time-ről az új time-ra való átállás?
Igazából észrevétlen volt. Szerintem ha megkérdeznénk a munkatársakat, nem is értenék a kérdést. A különbség inkább adminisztrációs oldalon mutatkozott meg, de az meg egy sokkal modernebb platform, így a váltásnak csak a pozitív oldalát éltük meg!
Miért döntöttek a NEXON_PORT és az új NEXONtime mellett?
A személyügy tele van adminisztratív, jogszabályi korlátokkal, papírrengeteggel. Úgy gondoltam, hogy legalább attól szabaduljunk meg, amitől lehet. Az, hogy a mai digitális világban a munkarendeket kockás papíron tervezzük, majd egy falitáblán függesztjük ki, egyáltalán nem hatékony. A mi iparágunkban ennél sokkal dinamikusabb a piaci és a termelési igények változása. Amikor először megnéztem a NEXON_PORT bemutatóját, azt gondoltam: Igen, ez az! A PORT-ban benne van minden, ami számomra a HR-digitalizációjában fontos volt.
Az új NEXONtime mellett a rendszerbe épített automatizmusok miatt döntöttünk, amelyek segítik a vezetők munkáját.
Nálunk például a munkarendvezénylés az üzemvezetőkhöz van delegálva, a tervezésben nem vesz részt munkajogász, aki ismerné az összes jogszabályi előírást. Most azonnal kidobja a rendszer a hibás napokat vagy azt, hogy ki van szabadságon, hány emberünk van bent stb.
Hogy fogadták a rendszert a középvezetők?
Volt egy olyan kettősség a fogadtatásban, amivel - be kell vallanom -, nem számoltam. Minden változásnak van nehézsége, amit menedzselni kell. Nálunk például voltak olyan kollégák, akik a papíralapú megoldás „rugalmasságát” féltették. A szoftverbe épített automatizmusok végig vezetik a munkarendtervezést, hogy jogi tisztaság szempontjából minden a helyén van-e, ezért elsőre úgy tűnhet, hogy így nem rugalmas a tervezés. De eltelt pár hónap, megszokták, a tanulási folyamattal összesimult a gyakorlat és a rendszerismeret.
Vállalati szinten nálunk számszerűen mérhető eredményt hozott a NEXON_PORT távolléttervező modul. A bentlévő szabadságokra céltartalékot különítünk el. Most hogy online látjuk, hogy a 420 emberünknek mennyi szabadsága van még, dinamikusabban tudjuk a céltartalékot megtervezni, illetve a vezetőket figyelmeztetni, hogy az embereik a szabadságot időarányosan jobban tervezzék be. Ennek köszönhetően 30-40%-al csökkent a céltartalék elkülönítésünk.
Milyen kommunikációval támogatták az önkiszolgáló rendszer bevezetését?
A NEXON sablonjai alapján 6-7 féle help cardot készítettünk: fizikai és szellemi munkavállalói, vezetői stb. Ezeket feltettük egy közös mappába, ahol bárki, bármikor elolvashatja. Az éles indulás előtt havi két emailben kommunikáltunk a projekt haladásáról, illetve roadshow-t tartottunk mind az öt telephelyünkön: demot tartottunk, kérdésekre válaszoltunk. Van egy kb. 10 fős adminisztrációs csapatunk, akik a NEXON kulcsfelhasználói képzésén vettek részt. Ők tudnak segítséget nyújtani annak a 250 kékgalléros munkatársunknak, akiknek nincs saját gépük. Ők az adminisztrátori gépeken tudják használni a rendszert.
Egy éve használják a NEXON_PORT-ot és most tovább lépnek a mobil applikáció bevezetése felé…
Manapság már alapvető elvárás, hogy mindent mobilról is el lehessen intézni. A sokat úton levő kollégáktól már többször jött az igény, hogy mivel csak hetente egy-egy napot töltenek az irodában, azt nem a HR-adminisztrációval szeretnék tölteni. Az adminisztrációt útközben, minél egyszerűbben akarják intézni.
A Linde Gáz multinacionális vállalat. Nem akartak volna egy központi megoldást bevezetni?
Mátrix szervezetben működünk és mi egy 10-12 országból álló régióhoz tartozunk, aminek a központja Németországban van. Mielőtt a NEXON_PORT-ra leszerződtünk, a havi telefonkonferenciákon kérdezgettem, hogy más országokban hogy oldják meg ezeket a kérdéseket. Legnagyobb meglepetésemre, sehol nincs digitális megoldás. Excelben, papíralapon, decentralizáltan működik minden országban. Az egyik éves, személyes HR-vezetői találkozón jól működő best pactice-ként bemutattam a megoldást. Leesett az álluk.
Mik a további tervek?
Eddig fix béren felüli rendszer volt a kollektív szerződésünkben. Többször nekifutottunk már a cafeteria rendszer bevezetésének, mert dolgozói oldalról igény lett volna rá, de az adminisztrációs terhek miatt nem vágtunk bele.
A NEXON_PORT cafeteria moduljával viszont a nyilatkoztatástól kezdve minden adminisztrációt meg lehet oldani. A szakszervezetekkel egy évig tartott az egyeztetés, most január 1-el indul nálunk a cafeteria, ami teljes mértékben NEXON által támogatott rendszer lesz.
A PORT hullámával sok más dolgot is meglovagoltunk, pl. behoztuk a home office lehetőségét, amit a PORT-ban lehet kezelni. A jelenléti ív szerkesztését kinyitottuk a dolgozóknak. Tudtunk olyan irányba lépni, ami az Y generációnak már alapvető elvárása.
Egy cég sikeressége és a vállalati kultúra elválaszthatatlan egymástól. Hosszútávon nem lehet fenntartani sikeres céget elégedetlen dolgozókkal és az elégedettség nem csak a béremelésen múlik. Két év alatt fialatos, modern céggé formálódtunk, aminek egyik eleme a digitális élmény. Rögös út volt, sok vitával, de megérte.
2019-ben megpályáztuk az Év Felelős Foglalkoztatója címet. Nagy örömmel és büszkeséggel számolhatok be róla, hogy az Országos Foglalkoztatási Alap és a Pénzügyminisztérium Foglalkoztatási és vállalati kapcsolatokért felelős államtitkára által kijelölt szakmai zsűri a 2019-es évben a Linde Gáz Magyarország Zrt. pályázatát „Az év Felelős Foglalkoztatója” címmel értékelte.
Pályázatunk egyik eleme a dolgozók részére nyújtott modern, élményteli, digitális HR szolgáltatás, azaz a NEXON_PORT volt.