Demeter Judit

A Glencore cégcsoport régebben külön-külön szoftvert használt a HR-adminisztráció minden területére. A NEXON integrált HR-rendszerének bevezetésével céljuk a bér- és munkaügyi adminisztráció minél nagyobb arányú automatizálása volt, amellyel nem csak a hibák mennyiségét tudták csökkenteni, de a HR-munkatársaknak is jelentős ideje felszabadult. Az önkiszolgáló rendszerrel pedig a dolgozók elégedettségét is sikerült növelni. Interjú Demeter Judit HR-vezetővel.

 

Miért döntöttek a NEXON szolgáltatása mellett? Hogyan merült fel a NEXON rendszerének jelentős bővítése?

Amikor 2016. májusában a Glencore cégcsoporthoz beléptem HR-igazgató pozícióba, rögtön szembetűnt a dolgozói és munkaügyi nyilvántartások, adatok eltérő módon kezelése a cégeinkben. Külön szoftverek működtek a bérszámfejtésre, a távolléttervezésre, azonban a legtöbb adminisztrációt papír alapon végeztük.

Ez sok pontatlanságot okozott és a munkatársak részére sem volt követhető, ezért elégedetlenséget eredményezett.

Azért döntöttünk a NEXON rendszerének jelentős bővítése mellett, mert szerettünk volna egymással kommunikáló, adattranszfert is lehetővé tevő rendszereket létrehozni.

Az is kiemelt szempont volt, hogy a foktői gyárunk beléptető rendszerét hozzákapcsolhassuk a bérszámfejtési inputokhoz.

A legfontosabb célunk a bér- és munkaügyi adminisztráció minél nagyobb arányú automatizálása volt, amellyel nem csak a hibák mennyiségét tudtuk csökkenteni, de a HR-munkatársaknak is jelentős ideje felszabadult.

 

Mennyivel nyújt önöknek többet az integrált rendszer?

Megszűnt a papíralapú nyilvántartás jelentős része, például a jelenléti ívek, szabadság kiírások, munkabérjegyzékek, műszakbeosztások tervezése ma már a NEXON felületeken történik. Az időadatokat gombnyomásra átemelhetjük a bérszoftverbe, ezzel jelentős időt takarítunk meg.

 

A bérszámfejtési folyamat átláthatóságával és követhetőségével pedig a dolgozók elégedettségét is sikerült növelni.

 

Személyesen milyen tapasztalatai vannak a NEXON_PORT önkiszolgáló HR-rendszer használatával kapcsolatban?

Felhasználóbarát, egyszerűen kezelhető a dolgozói és a vezetői felület is. Az oldal megjelenésében is tetszetős, csempés megoldásával az okostelefonok menürendszeréhez hasonlít.

 

Az önkiszolgáló rendszer bevezetése a vállalat valamennyi munkavállalóját érintette. Hogy oldották meg a belső kommunikációt és milyen visszajelzéseket kaptak a munkavállalóktól?

A kezdeti ellenállást és idegenkedést természetes reakcióként kezeltük, és igyekeztünk minden segítséget megadni a dolgozóknak. Tájékoztató kiadványokat készítettünk, teszt időszakot biztosítottunk és előadásokat tartottunk a munkatársaknak. A NEXON szakértői több alkalommal a helyszínen oktatták a kollégákat, a felvetett problémákat rövid időn belül megoldották, a felmerült kérdéseket pedig megválaszolták.

A dolgozók szívesen használják az önkiszolgáló felületet gyári környezetben is. Az üzemekben az üzemvezető irodában van elhelyezve hálózatra kötött számítógép és mindenkinek kértünk e-mail címet a központi IT-tól. Legalább havonta egy alkalommal minden dolgozó belép a saját oldalára, mivel a munkabérjegyzékét onnan tudja letölteni. Kényelmesen, a neki megfelelő időpontban. A cégnek pedig már nem kell ezeket a dokumentumokat postázni vagy átvetetni, amivel csökkentettük az adminisztrációs terheket és a papírmentességgel a környezetünk megóvásához is hozzájárulunk.

 

Eltelt azóta néhány év, hogy látja, sikerült a céljukat elérni?

Célunkat teljes mértékben elértük. A 2017. januári indulást követően, a kezdeti problémák megoldása után, áprilistól már hibátlan bérszámfejtést produkáltunk, a kollégák nagy megelégedésére, és ezt az eredményt azóta is tartjuk.

A HR csapat leterheltsége fokozatosan csökkent, hiszen rutinná vált az új szoftverek kezelése. A felszabaduló munkaidőt más értékteremtő feladatokra tudjuk fordítani, amellyel

 

a HR-nek nem csak a szerepe, hanem a megítélése is jelentősen fejlődött a szervezeten belül.