A bérszámfejtés a felsőoktatási intézmények esetében is egy igen speciális terület. Így a bérügyviteli szoftver lecserélése különösen nehéz feladatnak ígérkezett a Budapesti Gazdasági Főiskolán. A sikeres és eredményes átállásról Falusi Károlyné gazdasági és műszaki főigazgató, valamint Szalay Ferenc üzleti folyamatokat támogató főmunkatárs beszélt.

Nyolc éve használják a NEXON bérszámfejtő szoftverét. Elmondaná, hogyan kerültek kapcsolatba a céggel?
Falusi Károlyné: Még 2001-ben egy olyan bérügyviteli rendszert kerestünk, amely illeszkedik a  gazdálkodási rendszerünkhöz, a TÜSZ-höz (Teljes Körű Ügyvitelt Szolgáltató és Információs Rendszer). Piaci felmérésekre, illetve saját tapasztalatainkra is alapozva végül a NEXON megoldása, a BERENC mellett döntöttünk. Jól választottunk, a szoftver valamennyi igényünket kiszolgálta. Együttműködésünk sikerességét jelzi az is, hogy a NEXON a mi kezdeményezésünkre, s velünk egyeztetve fejlesztette ki a státus modult, mely integráltan kapcsolódik a közigazgatási intézmények által használt munkaügyi nyilvántartó rendszerhez.

 A NEXON mellett döntöttünk hosszútávon, hiszen teljes mértékben elégedettek vagyunk az áltata kínált megoldásokkal.

A NEXON azonban időközben bevezette a jóval modernebb, már Windows alapokon működő bérszámfejtő rendszerét, a nexONBÉR-t. Említette, hogy elégedettek voltak a BERENC-cel, de fel sem merült, hogy a nexONBÉR-re történő átállás helyett más fejlesztő megoldását vagy a kiszervezést válasszák?
Falusi Károlyné: A felsőoktatás igen speciális terület, hiszen nem csupán a havi bérek számfejtéséről van szó. Havonta 1000-1100 alkalmazottunk bérét számfejtjük, s ennek csaknem duplája a megbízási jogviszony és a honoros számfejtés. Ebből következően rengeteg adatszolgáltatási kötelezettségnek kell megfelelnünk. Így azt gondolom, hogy hiába szerveznénk ki ezt a tevékenységet, ahhoz, hogy a heti akár többszöri adatszolgáltatási kötelezettségnek meg tudjunk felelni, szükségünk van saját alkalmazottakra.

Szalay Ferenc: Ugyanígy másik szoftver bevezetése sem merült fel, hiszen a BERENC használata során megfelelő integrációt tudtunk kialakítani a gazdasági modullal, s ezt a NEXON továbbvitte a nexONBÉR rendszerbe.

Falusi Károlyné: Pontosan. A NEXON mellett döntöttünk hosszútávon, hiszen teljes mértékben elégedettek vagyunk a NEXON által kínált megoldásokkal, valamint a szolgáltatás színvonalával és a segítségnyújtással is.

Mikor kezdték meg az átállást?

Falusi Károlyné: 2007 augusztusában állt fel a projektcsapatunk. Ez a hét fős csapat birkózott meg a feladatokkal, és őket segítette a NEXON által kijelölt 3-4 fős stáb is. Maga a projekt az ütemtervnek megfelelően 2007. szeptember 1-jén indult. Még e hónapban sor került a tesztkonvertálásra, és lezajlott az oktatás is. A váltásnál mertünk nagyot lépni, hiszen a rendszerátálláson túlmenően a munkafolyamatainkat is szabályoztuk, aminek eredményeképpen a karonkénti működés helyett egy központi szervezet vett át minden bér- és munkaügyi feladatot.

 A munkavállalók látják annak előnyeit, hogy visszakereshetőek a korábbi adatok, ráadásul előbb kézhez is kapják a kimutatásokat, mint korábban.

Mi történt ezt követően?
Falusi Károlyné: A BERENC-et október elsejével zártuk. Az új rendszerből az első utalás október utolsó és november első napján történt meg, így a korábbi gyakorlatnak megfelelően november 5-én minden dolgozó megkapta az illetményét. Az átállás tehát teljesen zökkenőmentesen zajlott, s hogy mindebből az alkalmazottak semmit sem tapasztaltak, az egyben a kollegáim munkájának elismerését is jelenti.

A NEXON munkatársai milyen segítséget tudtak nyújtani a projekt során?
Falusi Károlyné: Sokat számított a tapasztalatuk az időterv meghatározásában, melyhez teljes mértékben tartani tudtuk magunkat. Továbbá fontos volt segítségnyújtásuk az informatikai környezet kialakításában is, valamint az első számfejtésnél és utalásnál is jelen voltak. Úgy éreztük, hogy a maximumot nyújtották annak érdekében, hogy a munkavállalók ne vegyenek észre semmit a változásokból. Bár maga a projektzárás december 13-án megtörtént, akadt még további feladat is, hiszen – miként korábban a BERENC esetében – az adatoknak át kellett kerülniük a TÜSZ rendszerbe. A paraméterezésben szintén nagy szerepet vállalt a NEXON.

Szalay Ferenc: Ami végül valóban pontot tett az egész folyamatra, hogy 2008 februárjában bevezetésre került a NEXON elektronikus munkabérjegyzéke. Így megszűnt a papír alapú adatszolgáltatás, a munkavállalók webes felületen nézhetik meg az adataikat. Tulajdonképpen ők ekkor szembesültek először azzal, hogy a háttérben lecserélésre került a rendszer.

Ezzel kapcsolatban milyen tapasztalataik vannak?
Szalay Ferenc: Közel egy év távlatából azt mondhatom, hogy a munkavállalók látják annak előnyeit, hogy visszakereshetőek a korábbi adatok, ráadásul előbb kézhez is kapják a kimutatásokat, mint korábban. Van, hogy a számfejtés már megtörtént, de még nem lett átutalva a munkabér, s már nézik a rendszerben, hogy mennyi lesz a fizetésük. A másik oldalról, a bér- és munkaügyi szervezet részéről pedig mindez felgyorsította a folyamatokat, hiszen már nincs szükség a bizonylatok kiállítására, borítékolására, eljuttatására.

Falusi Károlyné: Mindez persze költségcsökkenést is jelent, s úgy gondolom, hogy a gyakorlatias pénzügyi gondolkodás a Budapesti Gazdasági Főiskolánál elvárható.

Mik a jövőbeni terveik? Úgy tudom, a nexONHRM humánerőforrás-menedzsment rendszer más moduljainak bevezetése is szóba került…
Falusi Károlyné: Valóban tesztelünk egyes modulokat. 2009. január elsejétől a Közalkalmazotti Törvény módosítása miatt teljesítményértékelést kell alkalmazni. Természetesen ennek kialakítása még zajlik, amihez a megfelelő informatikai támogatás is hozzátartozik. Mi ehhez a nexONPM teljesítményértékelési szoftvert szeretnénk igénybe venni. Emellett minél előbb szeretnénk bevezetni a NEXON dolgozói önkiszolgáló felületét, a persONLINE-t, mivel ez elősegítené az adatok ellenőrzését, tisztítását. Mindez különösen fontos most számunkra, ugyanis tervezzük egy vezetői információs rendszer kialakítását is. Ez tulajdonképpen azt jelentené, hogy valamennyi szoftvert – mind a gazdálkodás, mind pedig az oktatás-képzés területén – egy adatbázison keresztül tudnánk lekérdezni, s ezek a szoftverek adatokat is szolgáltatnának egymásnak. A nexONBÉR és a tanulmányi rendszer között már jelenleg is van kapcsolat, azonban a jövőben még további fejlesztésekre is szükség lesz.

A szoftver bevezetésével azonban még nincs vége az együttműködésnek, hiszen nagyon fontos az ügyfélszolgálat munkája, illetve hogy a fejlesztő mennyire képes lekövetni a folyamatos jogszabályi változásokat…
Falusi Károlyné: Az ügyfélszolgálattal kapcsolatban jók a tapasztalataink, ha egy kiemelt időszakban nehezebb is elérni őket, mindig megkapjuk a válaszokat a kérdéseinkre. Ráadásul ezzel kapcsolatban további pozitív folyamatokat tapasztalunk, hiszen a NEXON külön munkatársakat jelölt ki azon felsőoktatási intézmények számára, melyekkel kapcsolatban áll. E kapcsolattartók részéről sokkal összetettebb tudásra van szükség, hiszen nem elég a Munka Törvénykönyvét ismerni, hanem szükség van a közalkalmazotti, a felsőoktatási és a költségvetési törvény ismeretére is. A kapcsolattartónk így tehát abszolút kompetens a témában. Visszatérve a kérdés második feléhez, a jogszabályi változások gyors lekövetése is megtörténik.

Még a BERENC esetében volt ugyan egy-két minimális észrevételünk – például ha egy közalkalmazotti státusban dolgozó kollégánk havi illetménye mellett honoráriumot is kapott, az adólevonásokat nem minden esetben tudta még kezelni a BERENC. Miután azonban ezt jeleztük, a NEXON kiküszöbölte ezt a problémát. Ennyi év tapasztalata után elmondhatjuk, hogy a NEXON rendszereit nem szükséges ellenőrizni, mert maximális biztonsággal tudjuk, hogy pontos rögzítés után pontosan fog dolgozni a szoftver.

Milyen tanácsot adna egy olyan szervezetnek, mely hasonló projekt előtt áll? Mire kell különösen figyelni?
Falusi Károlyné: Legyen szó bármilyen területről, a magam részéről azt vallom, hogy a legfontosabb a csapatmunka. Ha a profizmus mindkét részről, az ügyfél és a szolgáltató vállalat részéről is jelen van, annak pozitív eredménye lesz. E projekt esetében ez teljesült, így hamar elfelejthető átálláson vagyunk túl.